Tendemos a creer que trabajar horas sin fin en un proyecto quiere decir que estamos trabajando duro y mejor. Muchas veces, eso nos puede llevar a un desgaste mental y ese trabajo duro, no representa la calidad que quisiéramos o terminamos peleando con el resto del mundo por lo gruñones o estresados que estamos.
Nadie quiere estar de malas con el resto del mundo por el trabajo y por ello, lo importante es trabajar de manera más eficaz de acuerdo a nuestras habilidades y saber manejar el tiempo que empleamos para ello.
Al final del día, el trabajo que realizamos debería estar estimulando nuestro ánimo y elevando nuestro potencial y el de los demás, para así alcanzar nuestras metas y objetivos.
Esto se logra una vez que llegamos a un completo entendimiento de nuestras fortalezas y de ese modo crear un flujo de productividad de trabajo y buscar en tu red de contactos aquellas personas que pueden llenar con su trabajo esos puntos débiles que uno tiene y de esa manera, llegar a la meta.
Es por ello, que en esta oportunidad, les dejamos 6 tips para trabajar más eficientemente y dar el máximo de nuestro potencial:
1) Hazle seguimiento a tu tiempo:
Para conocer cuanto demoras en hacer una tarea, utiliza un reloj con temporizador para poder hacerle seguimiento. De esa manera, cuando estés en situaciones similares, ya sabes que esa tarea no toma más de X minutos u horas para completarla.
2) Crea un tema para el tiempo de tus tareas:
Agrupar tareas similares, como lo hace por ejemplo un blogger que debe tener un stock de fotos, y programar un día a la semana para poder hacer la sesión para la siguiente semana, ahorra tiempo y es más eficiente que estar tomando unas fotos un día y al día siguiente otras ya que el tiempo no se optimiza y lo utilizas para dejar de lado otras labores que también son importantes.
3) Encuentra un sistema que funcione para ti:
La organización de tareas no debe ser un proceso estático, si una tarea la hacías manualmente y te demoraba 2 horas, quizás encuentres una herramienta que te permita automatizarla o reducir su tiempo a la mitad. Y lo mismo se aplica para la forma en la que se planifican las tareas y los tiempos para ellas.
4) Déjate una nota:
Si dejas una tarea a mitad de hacer por otra que saltó de mayor importancia o de mayor urgencia, déjalo apuntado ya sea en una agenda, en un recordatorio en el teléfono, ya que, si bien debiste dejarla de lado por un momento, debes regresar a ella y saber dónde te quedaste para continuar.
5) Usa el MPA:
Esto es “Meta, Propósito y Alcance” de las tareas que realizarás. Esto te ayudará a ver la foto en grande y te asegurará que a la persona que le delegues alguna parte de ellas se encuentre en la misma página que tú.
Una gran manera de entenderlo es preguntando:
- La Meta: “¿Cómo se ve el trabajo finalizado?”
- El Propósito: “¿Porqué estás trabajando en ello?
- El Alcance: “¿Qué pasos se deben seguir?¿qué fechas límites se deben cumplir? ¿hay restricciones en el presupuesto?¿que recursos están disponibles?¿qué tanto participan las partes involucradas?”
6) Moderniza tu estrategia para responder correos electrónicos:
A veces, uno pasa más tiempo revisando el correo y respondiendo a ellos en vez de estar realizando tareas importantes. Es por ello que tener un horario específico en el cual atenderlo ayuda a optimizar el tiempo del día para otras tareas. Con 2 o 3 veces al día, una en la mañana para poder atender correos que pueden haber llegado en la noche, otra por la media tarde para seguimiento de los de la mañana y una última vez antes de irte a casa. Así no estás horas de horas leyendo, respondiendo y enviando correos durante todo el día.
Aprender a trabajar de manera más inteligente te acerca a trabajar más eficientemente, y así tu productividad mejora y se ve reflejado en las actividades diarias que realizas y no te enfrentará para darle mala cara al resto del mundo.
Y tú, ¿aplicas ya estos tips?
¿De qué otras maneras podemos trabajar de manera más eficaz?